Fare facendolo bene

Di software per la gestione di task se ne parla così tanto da essere diventati garanzia di produttività, mentre in realtà sono un impedimento se non si capisce come utilizzarli in maniera corretta. Piuttosto che rendere facile l’organizzazione del lavoro possono diventare strumenti di cattiva gestione della nostra risorsa principale: il tempo.

Ottimizzo da anni le mie attività lavorative attraverso to-do list ed in particolare, al momento, sono un appagato utente premium di Todoist, applicazione per la gestione del proprio time management per tutti i browser, dispositivi e sistemi operativi.

Negli ultimi anni parecchie volte mi è capitato di consigliare una to-do list a chi mi chiedeva come organizzare in maniera produttiva i propri impegni di lavoro. Agende, fogli di carta, software web o applicazioni per smartphone: quasi nessuno è riuscito a tenere botta per più di tre giorni. I problemi, sostanzialmente, erano sempre gli stessi.

  • Fare senza limitare.Tendevano a gonfiare la propria lista a dismisura e con task che non sarebbero riusciti a completare nemmeno dopo un mese di lavori forzati.
  • Fare senza schedulare.

    Non si assegnavano gli impegni secondo una scadenza, ma li aggiungevano in un’unica lista perversamente categorizzata. Tutti i task risultavano da farsi subito, qui ed ora.

  • Fare senza prioritizzare.

    Distribuivano a tutti i task uno stesso peso e senza assegnare priorità legate all’importanza o al tempo stimato per la chiusura. Tutti gli impegni erano parimenti importanti (o parimenti futili): tutti da fare con urgenza e tutti da tralasciare, contemporaneamente.

  • Fare un po’ come ci pare.

    Seguivano la lista senza darle troppa importanza oppure dandogliene troppa, rinunciando ad usarla un giorno e riprendendola in mano il giorno appresso, appuntando una parte degli impegni e tralasciandone altri, segnandone alcuni su foglietti, altri su un file di testo e altri ancora in un’applicazione. Insomma, facendo un po’ così.

Chi ha corretto questi difetti è riuscito a resistere migliorando la gestione del proprio tempo, tutti gli altri hanno rinunciato. Col tempo ognuno si è costruito il proprio metodo, lo ha affinato ed è uscito vivo dall’ansia da procrastinazione, facendo di più e facendolo bene.

È comunque evidente che fare esattamente il contrario di quanto ho evidenziato non significa, in maniera automatica, produrre meglio e più velocemente, ma la strada è quella buona. Ognuno ha le proprie routine e demanda una propria personale densità di task alle app, ma in via generale non commettere gli errori più grossolani rende la gestione degli impegni se non altro meno complessa che gli impegni stessi.

Organizziamoci e partiamo.