L’ho scritto qui, da qualche parte

Fogli volanti, post-it, A4 di due parole o zeppi di ghirigori, carta straccia da riciclare recuperata dal cestino, retro di bigliettini da visita o tovaglioli da cucina: mi rendo conto di aver scritto appunti ovunque fosse stato possibile e su ogni formato di carta immaginabile. Ho archiviato a vanvera centinaia di informazioni sperando di portarne memoria almeno fino al primo momento utile, ho salvato e conservato ogni dato che mi servisse immagazzinare ma – praticamente sempre – l’ho perso irrimediabilmente.

Prendere appunti, in conclusione, non è il modo migliore per conservare informazioni: il sistema più conveniente è non perdere gli appunti presi.

Per raggiungere questo complessissimo obiettivo è sufficiente dare un’occhiata in uno qualsiasi degli store di applicazioni esistenti: troverai una scelta sterminata di strumenti per la gestione di note e documenti, ognuno coi suoi limiti e sui pregi. Tra tutti quelli che ho avuto modo di provare ho selezionato e deciso di usare solo quelli che:

  1. mi hanno dato più fiducia1;
  2. permettono un accesso web;
  3. sincronizzano i dati in cloud;
  4. favoriscono l’accesso da qualsiasi dispositivo.

Ho scritto «quelli» perché – yes! – utilizzo più strumenti per archiviare, sincronizzare e memorizzare note ed appunti, ognuno con un proprio ruolo ben preciso. Ecco quali sono e come mi tornano utili.

  • Google Keep

Pratico, veloce, immediato: vi accedo dai miei dispositivi mobili in maniera istantanea, memorizzo note rapide durante la giornata, soprattutto quando non sono al Mac, e le recupero dal browser con un click. Uso Keep principalmente per gli appunti a breve termine, come ad esempio per le modifiche da apportare al blog (lista che pian pianino sto esaurendo), per note al libro in lettura su Node.js o per le misure del box in alluminio che mi devo far realizzare. Parola d’ordine: estemporaneità.

  • Evernote

Ben strutturato, un po’ pesantuccio ma organizzatissimo: con Evernote suddivido tutte le mie note di lavoro in taccuini, ognuno dei quali con lo specifico compito di conservare appunti su riunioni, richieste dei clienti, snippets per il server, contatti rari, conti economici e tanto altro ancora. È uno strumento ubiquo e formidabile per archiviare con rigore le note, per modificarle all’occorrenza e per tirarle fuori al momento appropriato. Parola d’ordine: professionalità.

  • Google Drive

L’archivio documenti per eccellenza: lo strumento fondamentale con cui salvo progetti, preventivi, consuntivi, contratti, specifiche tecniche, documenti di ogni tipo, impostazione e peso. Ma non è solo un archivio, Drive è il principe della produzione di documenti: word processor, fogli di calcolo, presentazioni, script, form ed integrazioni con centinaia di software del Chrome Web Store lo rendono indispensabile per aiutarmi a gestire la proliferazione di scartoffia virtuale di tutti i generi e i formati. Ma relegarlo al solo ruolo di software per la produzione di contenuti è ancora più riduttivo: Drive è il re della condivisone. Posso condividere file e directory con i miei contatti Google o col mio team, modificare contemporaneamente i dati, accedere a versioni più vecchie o verificare modifiche più recenti. Per l’utilizzo intenso in ambiente di lavoro lo considero una necessità. Parola d’ordine: imprescindibilità.

  • Simplenote

Scrivo, salvo, correggo ed archivio: è così banale che non sembra sia necessario aggiungere altro; Simplenote fa quello che fanno tutti gli altri ma lo fa in maniera semplice e pulita. L’applicazione è stata acquistata da Automattic, l’azienda alle spalle di WordPress, ad inizio 2013; io lo uso proprio in simbiosi col blog: salvo le bozze degli articoli, i temi da trattare, i riferimenti esterni. Una nota per articolo, una per pagina. La sua funzione di controllo versione è molto utile per recuperare cose modificate e, inutile dirlo, supporta egregiamente il markdown. Parola d’ordine: linearità.

Di servizi, insomma, ce ne sono tanti: puoi usare saggiamente quello che ritieni più vicino alle tue esigenze ed abitudini. L’importante è sapere sempre dove ficcare il mouse per trovare o conservare note ed appunti.

Preso nota di tutto?


  1. la fiducia è un parametro relativo: i dati salvati usando i servizi descritti non sono mai al sicuro al 100%, ogni azienda potrebbe – teoricamente e praticamente – accedervi (ad esempio per veicolare pubblicità sulla base dei contenuti, vedi Google). Questo prezzo per il sottoscritto risulta giustificato per l’utilizzo gratuito del servizio, per altri è poco equo. Ma questo è un discorso più lungo che, prima o poi, avrò comunque piacere ad affrontare.