Le email sono morte, viva le email

Eppure, per registrarci a pressoché qualsiasi cosa usiamo la nostra email, e la nostra casella confusionaria è la stessa che ringraziamo quando possiamo non rispondere a un contatto molesto senza che veda che abbiamo visualizzato il suo messaggio, o sappia che l’abbiamo confinato a un provvidenziale filtro antispam. E chiunque abbia mai usato un’app di instant messaging sa cosa significa usarla per leggere testi molti lunghi.

Il rilascio di Workplace, il nuovo sub social network di Facebook dedicato al lavoro, ha fornito il pretesto a Davide Piacenza su Studio di fare il riassunto sullo stato di vita delle e-mail: molti dicono che non servono più, effettivamente se n’è ridotto parecchio l’utilizzo causa instant messengers ma le usiamo ancora con insistenza tutti i giorni e, volendo o nolendo, è una bellissima necessità.

Personalmente considero le email il miglior social network: sono rapide da usare, tengono correttamente traccia del trascorso della discussione, hanno account verificati in una rete sociale concreta e coerente, sono uno standard ufficialmente riconosciuto, funzionano magnificamente con discussioni private, permettono di migliorare la produttività se usate in maniera organizzata e hanno un fascino che nessun cinguettio, post o status possono raggiungere.

Niente più email

Microsoft ha lanciato Send, un’applicazione che permette di gestire le e-mail come fossero messaggi istantanei di una chat. L’idea è avvincente: rendere le risposte più immediate forzando psicologicamente l’utente a immaginare che dall’altra parte ci sia qualcuno che lo stia attendendo, subito ed impaziente, permetterebbe di velocizzare e rendere più agili gli scambi via email.

Immaginate: niente più inbox zero, niente prioritizzazione delle risposte, niente etichette, schedulazioni né filtri. Solo messaggi a cui rispondere, possibilmente il più fretta possibile. Sarebbe atroce.

Enlarge your inbox

Il primo post del 2014 – auguri! – voglio omaggiarlo a quello che considero il social network per eccellenza, quello che personalmente uso più di tutti gli altri, che mi ha permesso di condividere con amici, colleghi e sconosciuti idee, fotografie, video, documenti di lavoro, bozze, appunti e qualsiasi altra informazione distribuibile online; che mi ha spesso commosso; che mi ha fatto sbottare, chiedere scusa e perdonare; che mi allieta, mi snerva, mi appassiona, mi agita: la posta elettronica.

Meglio nota come e-mail, l’invio di messaggi tramite internet è un’operazione che, chi da prima e chi da dopo, viene compiuta svariate centinaia di miliardi di volte al giorno dal 1971. Controllare la propria casella è un gesto che compiamo più frequentemente che fare pipì, oramai è un’azione rientrata nella più pura naturalità dei gesti quotidiani.

Eppure in molte inbox vi ho visto dentro l’inferno: messaggi non letti e lasciati marcire tra SPAM, newsletter, utilità, urla e pubblicità; nessun tipo di categorizzazione di contenuti rimasti abbandonati sotto pioggie di fuoco; comunicazioni da prioritizzare affogate nella pece bollente; risposte da inviare straziate e mutilate a colpi di rinvii; promesse di cose da fare immerse nel ghiaccio. Credo che Dante, avesse potuto, avrebbe raccontato la prima cantica ispirandosi ad una qualunque Gmail.

Gestire correttamente i diversi account email, i contatti, i messaggi giornalieri, le priorità e gli impegni che ci vengono consegnati nella nostra casella non è un’impresa da burocrati: è sufficiente solamente un pizzico di disciplina, un buon client di posta e l’utilizzo della tecnica inbox-zero di Merlin Mann.

Cos’è “zero”? Non è quanti messaggi sono nella tua casella di posta: è quanto del vostro cervello è in quella casella di posta. Soprattutto quando non vuoi che ci sia. Tutto qui.

Sintesi: la posta in arrivo dev’essere sempre vuota e i messaggi devono essere cancellati, risposti, rimandati, fatti subito o delegati ad altri. È semplice.

Google racconta migliaia di modi per trasformare la propria casella in un paradiso, io mi sento di suggerire questa buona summa di 4smart2.be. Superfluo aggiungere altro.

Provala. Quando torni a respirare scrivimi un’email.